10 Gouden Tips om Loonsancties te voorkomen

Iedere P&O-er herkent zich in de frustratie van een dreigende loonsanctie. Je kunt maar zo tienduizenden euro’s opgelegd krijgen, een aanzienlijke tegenvaller. Bovendien zit de materie zo ingewikkeld in elkaar dat zelfs bedrijfsjuristen vaak extra expertise moeten inschakelen. Ook bedrijven met een laag verzuimpercentage blijven wat loonsancties betreft niet buiten schot.

Daarom zetten wij de 10 Gouden Tips om Loonsancties te voorkomen voor je op een rij. Maar eerst nog even een korte toelichting op loonsancties.

Loonsancties
Als je werknemer een WIA-uitkering aanvraagt bij twee jaar ziekte, beoordeelt het UWV of je als werkgever aan de re-integratieverplichtingen hebt voldaan. Is dit niet het geval, dan wordt de loondoorbetalingsverplichting verlengd totdat je de tekortkomingen in de re-integratie hebt hersteld. Deze verlenging van de loondoorbetaling, de loonsanctie, bedraagt maximaal één jaar. Loonsancties zijn niet gedekt door een verzekering, je draait als werkgever volledig voor deze kosten op. Er kan om administratieve redenen een loonsanctie worden opgelegd en om inhoudelijke redenen:

De administratieve loonsanctie
Deze loonsanctie wordt opgelegd als een werkgever na het indienen van de WIA-aanvraag geen of geen compleet verzuimdossier kan overleggen. Een dossier bestaat uit onder andere een probleemanalyse, plan van aanpak, periodieke evaluaties, eerstejaarsevaluatie, eindevaluatie en eventueel stukken van de arbeidsdeskundige, externe re-integratie en een deskundigenoordeel van het UWV.

De inhoudelijke sanctie
Deze sanctie krijgt de werkgever als hij volgens het UWV te weinig inspanningen heeft verricht om een werknemer weer aan het werk te krijgen.

Zo hebben we het onderwerp even helder voor de bril. Nu kunnen we een stap verder: wat moet je doen en juist niet doen om loonsancties te voorkomen? Hieronder de 10 Gouden Tips van VerzuimMeesters.

1. Doorloop alle verplichte stappen op tijd en laat geen stap achterwege
Een van de belangrijkste tips die we je kunnen geven is om alle verplichte stappen op tijd te doorlopen. Maar dan ook echt alle. Laat geen stap achterwege bijvoorbeeld  omdat je denkt dat de medewerker wel snel weer herstelt. De volgende stappen moet je nemen:

1. De probleemanalyse door de bedrijfsarts (binnen 6 weken).
2. Plan van aanpak opstellen met werknemer (binnen 8 weken).
3. Evalueer (en leg vast) het Plan van aanpak minimaal om de 6 weken.
4. Eerstejaarsevaluatie (tussen 46-ste en 52-ste week).

2. Plan voldoende sociaal-medische interventies en/of activiteiten gericht op werkhervatting
Werknemers die langdurig verzuimen als gevolg van fysieke en/of psychische klachten zijn naast behandeling het meest gebaat bij ondersteuning in het hervatten van werk. Je kunt je medewerker bijvoorbeeld nieuwe vaardigheden leren.

3. Wijs een casemanager aan
Om ervoor te zorgen dat iedereen de afspraken nakomt, wijs je gezamenlijk met je zieke medewerker iemand aan die erop let dat afspraken worden nagekomen. Dit is de casemanager. Dit kan een medewerker van de arbodienst zijn, maar ook de direct leidinggevende of een andere medewerker binnen je organisatie. Jij, maar ook je zieke medewerker kunnen bij de casemanager terecht als je vindt dat iets niet volgens afspraak verloopt.

4. Check regelmatig of de re-integratie volgens plan verloopt
Loopt het werkhervattingsschema achter? Is er een stagnatie in de medische behandeling? Is er te lang gewerkt zonder loonwaarde (maximaal 6 weken)? In al die gevallen is het tijd voor een aanpassing van het Plan van aanpak.

5. Houd een kritische houding ten opzichte van de bedrijfsarts
Houd er rekening mee dat je als werkgever wordt afgerekend op eventuele fouten van je bedrijfsarts. Is de werknemer inderdaad maar beperkt belastbaar? Heeft de werknemer een naar algemeen medische maatstaven adequate behandeling voor zijn aandoening ondergaan? Is nagegaan of door behandeling, training of revalidatie de functionele mogelijkheden kunnen worden vergroot? Gaat de bedrijfsarts niet te veel mee in het verhaal van de werknemer? Bij twijfel overwegen om een andere, onafhankelijke partij te betrekken bij de beoordeling van de belastbaarheid van de werknemer. Deze beoordeling is namelijk essentieel voor de re-integratie inspanningen. Op basis van een verkeerde inschatting van de mogelijkheden kan de hele re-integratie verkeerd worden ingezet. Vraag bij twijfel of je bedrijfsarts de verzekeringsgeneeskundige protocollen ook toepast. Blijft twijfel bestaan, dan kun je overwegen een deskundigenoordeel bij het UWV aan te vragen. Dat is geen garantie, maar kan wel gebruikt worden indien een loonsanctie wordt toegepast.

6. Stem af op de criteria van het UWV
Het UWV beoordeelt de arbeidsdeskundige aspecten:

• Zijn de mogelijkheden tot werkhervatting, gegeven de belastbaarheid van de werknemer, in voldoende mate in beeld gebracht?
• Is voldoende rekening gehouden met de opleiding, ervaring en persoonlijke eigenschappen van de werknemer, en de mogelijkheden tot aanvullende opleiding en training?
• Zijn de mogelijkheden tot herplaatsing in de eigen functie, zo nodig met aanpassingen, onderzocht (spoor 1)? Zorg dat je goed kunt motiveren waarom je werknemer voor zijn eigen werk ongeschikt is.
• Zijn de mogelijkheden tot een andere functie bij de eigen werkgever, zo nodig met aanpassingen en scholing, in voldoende mate verkend (spoor 1)? Uiterlijk voor het 1e ziektejaar moet je dit uitgezocht hebben.
• Zijn er activiteiten ondernomen voor het vinden van passend werk bij een andere werkgever, zo nodig door middel van scholing (spoor 2).
• De verplichting om in spoor 1 te zoeken naar werk blijft bestaan zolang het dienstverband duurt, ook als spoor 2 al is ingezet. Zo worden de kansen op werk voor de werknemer gemaximaliseerd.

7. Houd een kritische houding ten opzichte van het re-integratiebedrijf
Een kritische houding ten opzichte van het re-integratiebedrijf is noodzakelijk. Als werkgever ben je namelijk ook volledig aansprakelijk voor fouten van het re-integratiebedrijf. Vraag na of de werknemer wel voldoende meewerkt. Worden er afspraken gemist? Blijkt dat er passend werk worden afgewezen? Als dat het geval is, moet je als werkgever reageren met een loonstop of andere sancties.

8. Ga voor duurzaam passend werk voor je re-integrerende werknemer
Het UWV vindt het re-integratie resultaat voldoende als de werknemer duurzaam geplaatst is in passend werk waarmee hij minimaal 65% van zijn vroegere loon kan verdienen (en liefst meer). Duurzaam betekent in spoor 1 voor onbepaalde tijd en in spoor 2 minimaal voor een half jaar aansluitend aan de periode dat hij 2 jaar ziek is geweest. Tijdelijk werk aanbieden is niet voldoende en kan leiden tot een loonsanctie.

9. Vraag tussentijds een deskundigenoordeel aan bij het UWV
Tussentijds een deskundigenoordeel aan bij het UWV aanvragen kan lonen. Een deskundigenoordeel kan licht werpen op de vraag of de werkgever op het goede spoor zit voor wat betreft de re-integratie.

10. Houd een duidelijk en compleet dossier bij
Tijdens het gehele ziekteproces moet je een duidelijk en compleet dossier bijhouden. Het UWV toetst je re-integratie inspanningen op de volgende items: tijdigheid, adequaat en resultaat gericht.